Debate unidad 2.21
Busque en Internet información sobre el uso de SharePoint para la gestión documental (records management). Tenga en cuenta que muchas veces SharePoint se conoce por las siglas MOSS (Microsoft Office SharePoint Server). Comente brevemente los hallazgos sobre el debate de la adecuación de SharePoint para la gestión documental. Indique fuente y URL.
Incluya su opinión personal, si ha conseguido formarla o tiene experiencia con la herramienta.
Puede comentar las intervenciones de otros compañeros
Mi intervención en este debate fue la siguiente:
Buenos tardes,
Creo que llego un poco tarde al debate, porque después de leer todas las intervenciones de mis compañeros, creo que ya está casi todo dicho.
Lo que me ha llamado la atención después de buscar la información existente en Internet, es que como bien has dicho Carlota, esta herramienta suscita opiniones a favor y en contra y no se terminan de poner de acuerdo respecto a su idoneidad o no como gestor documental. Deduzco que es por intereses económicos o empresariales.
Para muestra un botón, en este blog de José Miguel Ugeda, https://jmugeda.es/2012/04/el-error-de-querer-comparar-un-producto-con-otro-sin-conocerlo/ se rebate lo expuesto en este artículo: https://blog.athento.com/2011/03/5-razones-para-no-usar-sharepoint-2010.html, que aunque no se hable específicamente de Sharepoint como gestor documental, sino que habla de otras características de la herramienta, me ha parecido interesante ver cómo pueden ser tan dispares las opiniones sobre un mismo producto.
Pero centrándonos en el debate que nos ocupa, las ventajas de Sharepoint que me han parecido más interesantes de todas las señaladas por mis compañeros, han sido fundamentalmente la posibilidad que ofrece esta herramienta de realizar flujos de trabajos preconfigurados, que permiten la personalización de la herramienta.
Otra ventaja interesante y muy a tener en cuenta es la posibilidad de trabajar en la nube.
Por el contrario, una de las desventajas más fuertes es la dificultad de la interoperabilidad con otros productos que no sean de Microsoft. Esto limita mucho a la herramienta. Además, no es un gestor documental idóneo para empresas grandes, ya que ofrece unas funcionalidades muy limitadas, por lo que solamente es útil en empresas o instituciones pequeñas.
En cualquier caso, en la imagen de abajo podemos ver que aparece posicionado como competidor líder en el cuadrante mágico de Gartner en lo que se refiere a ECM. Con lo cual, seguro que es un gestor documental a tener en cuenta.
En definitiva, para los que no somos expertos en la materia, creo que a la hora de decantarnos por uno u otro, deberíamos tener en cuenta aspectos como la dificultad o facilidad en el manejo, la seguridad que posee, si tiene una búsqueda fácil de información, que se pueda adaptar a nuestras necesidades presentes y futuras, etc.
Siento no haber podido aportar mucho más al debate, pero como he dicho antes, creo que ya está todo dicho.
Un saludo,
Susana
