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Ejercicio unidad 2.21

Recopila en Internet la información que puedas encontrar sobre la utilización de Sharepoint como gestor documental. Realiza un informe de una página sobre las ventajas e inconvenientes que puede tener la utilización de Sharepoint como plataforma tecnológica en la que se soporte toda la gestión documental de una organización.

La información que circula en Internet respecto de la conveniencia o no de utilizar Sharepoint como plataforma que gestione la gestión documental de una organización, es contradictoria, ya que hay algunas opiniones muy a favor de esta herramienta y otras muchas totalmente en contra.

En el siguiente cuadro, se pueden ver algunas de las ventajas e inconvenientes más importantes de esta aplicación:

VENTAJAS	INCONVENIENTES
Es una plataforma colaborativa integral que aporta todas las funcionalidades que se esperan de un gestor documental: captura de información, almacenamiento, gestión, explotación y archivado final. Está formada por múltiples servicios y tecnologías que, de forma modular, permiten incrementar la operatividad asociada a su repositorio digital centralizado, en el que se almacena toda la información. Almacenamiento digital de todo tipo de documentos y sus respectivos metadatos: Escaneados en formato imagen (TIFF, JPEG, etc.) o en formato PDF. Documentos digitales en su formato original y a los que se accede desde el gestor de contenidos. Documentos digitales procedentes de otros sistemas, como FAX o sistemas output. Compatibilidad con cualquier fuente de origen. Motor de búsqueda integrado por campo indexado o contenido en el repositorio. Gestión activa del ciclo de vida. Sistemas de Check In, Check Out y control de versiones. Permite añadir información a los documentos. Políticas de seguridad, control de acceso y administración Servicio en la nube. Permite la colaboración social Ofrece flujos de trabajo preconfigurados, que permiten la personalización y la creación de otros nuevos. Permite la gestión de documentos e información compartida entre los equipos de trabajo	Por sí sólo Sharepoint resulta insuficiente y necesita de otras aplicaciones complementarias. Estas aplicaciones complementarias tienen que ser compatibles con Microsoft. Por tanto, la interoperabilidad con otros productos no es buena. La versión gratuita ofrece unas funcionalidades muy limitadas para la gestión documental de las medianas o grandes empresas. La privacidad y la seguridad no son sus puntos fuertes Dificultades en la escalabilidad y la extensión del gestor documental, debido a las dificultades del desarrollo de código adaptado. Se pueden perder datos en las migraciones de contenidos o en las actualizaciones de las distintas versiones. Presenta algunos problemas en la captura de documentos. No permite trabajar con más de un documento al mismo tiempo ni automatizar tareas de captura como la extracción de metadatos o autoclasificación de los documentos. Coste de la licencia bastante elevado.

VENTAJAS

INCONVENIENTES

Es una plataforma colaborativa integral que aporta todas las funcionalidades que se esperan de un gestor documental: captura de información, almacenamiento, gestión, explotación y archivado final.
Está formada por múltiples servicios y tecnologías que, de forma modular, permiten incrementar la operatividad asociada a su repositorio digital centralizado, en el que se almacena toda la información.
Almacenamiento digital de todo tipo de documentos y sus respectivos metadatos:
- Escaneados en formato imagen (TIFF, JPEG, etc.) o en formato PDF.
- Documentos digitales en su formato original y a los que se accede desde el gestor de contenidos.
- Documentos digitales procedentes de otros sistemas, como FAX o sistemas output.

Compatibilidad con cualquier fuente de origen.
Motor de búsqueda integrado por campo indexado o contenido en el repositorio.
Gestión activa del ciclo de vida.
Sistemas de Check In, Check Out y control de versiones.
Permite añadir información a los documentos.
Políticas de seguridad, control de acceso y administración
Servicio en la nube.
Permite la colaboración social
Ofrece flujos de trabajo preconfigurados, que permiten la personalización y la creación de otros nuevos.

Permite la gestión de documentos e información compartida entre los equipos de trabajo

Por sí sólo Sharepoint resulta insuficiente y necesita de otras aplicaciones complementarias.
Estas aplicaciones complementarias tienen que ser compatibles con Microsoft. Por tanto, la interoperabilidad con otros productos no es buena.
La versión gratuita ofrece unas funcionalidades muy limitadas para la gestión documental de las medianas o grandes empresas.
La privacidad y la seguridad no son sus puntos fuertes
Dificultades en la escalabilidad y la extensión del gestor documental, debido a las dificultades del desarrollo de código adaptado.
Se pueden perder datos en las migraciones de contenidos o en las actualizaciones de las distintas versiones.
Presenta algunos problemas en la captura de documentos.
No permite trabajar con más de un documento al mismo tiempo ni automatizar tareas de captura como la extracción de metadatos o autoclasificación de los documentos.
Coste de la licencia bastante elevado.