Unidad 2.22. Gestión Documental aplicada al Gobierno Abierto

En esta unidad didáctica el alumno estudiará el significado, orígenes y evolución de varios conceptos afines e interrelacionados, como gobierno abierto, gobierno electrónico, open data, etc. Y comprenderá la utilidad e importancia que estos conceptos tienen para conseguir una Administración Pública más eficaz y transparente.

 

El gobierno abierto se define como “una doctrina que sostiene que los temas de gobierno y administración pública deben ser abiertos a todos los niveles posibles en cuanto a transparencia, [lo que] debe ir unido a la creación de espacios permanentes de participación ciudadana y colaboración ciudadana”.

 

El gobierno electrónico "es el uso de las TIC en las Administraciones Públicas, combinado con cambios organizativos y nuevas aptitudes, con el fin de mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos y reforzar el apoyo a las políticas públicas".

 

Hemos de diferenciar estos dos conceptos, puesto que aunque se tienden a confundir, son diferentes. En la unidad veremos con detenimiento el significado y las características de cada uno de ellos, y la transformación que han provocado en la manera en que se relacionan los ciudadanos con las administraciones, y de éstas entre sí.

 

Entre otras cosas, analizaremos los límites que los países suelen poner para la implementación del gobierno electrónico, y aprenderemos la utilidad de evaluar sus programas y las metodologías que se utilizan para ello.

 

Respecto al gobierno abierto, veremos que se basa en el mercado de los datos. Esto significa que cualquier ciudadano puede consultar y utilizar datos públicos, generados por el Estado, para conseguir nuevos valores.  

 

Para que pueda haber un gobierno abierto se tienen que cumplir dos condiciones: por un lado, el acceso libre, abierto y gratuito a los datos e información (open data). Por otro, que se faciliten los mecanismos necesarios para la participación y acción de los ciudadanos.

 

Los tres pilares esenciales del gobierno abierto son:

  1. Transparencia.
  2. Participación
  3. Colaboración  

 

Los datos abiertos (open data) son repositorios de datos que han estado restringidos mediante limitaciones o licencias, y que han sido liberados para ser reutilizados sin restricciones de copyright, patentes u otros mecanismos de control.

 

Los datos abiertos deben tener las siguientes propiedades:

  • Disponibilidad y acceso: deben estar disponibles en una forma conveniente y modificable.
  • Reutilización y redistribución: que puedan ser reutilizados y redistribuidos de forma sencilla y poder ser utilizados en combinación con otros datos.
  • Participación universal: que cualquier ciudadano pueda utilizar, reutilizar y redistribuir los datos, sin ningún tipo de restricción.
  • Interoperabilidad: capacidad de los datos para interoperar con otros conjuntos de datos diferentes.

 

Además, para facilitar su acceso y posibilitar su reutilización, estos datos deberán de publicarse en los formatos más utilizados, que son los siguientes:

  • CSV (Comma-separated values)
  • JSON (JavaScript Object Notation)
  • KML (Keyhole Markup Language)
  • ODS (Operational Data Store)
  • RSS (Really Symple Sindication)
  • SHP (Shapefile)
  • XLS (Microsoft Office Excel)
  • XML (eXtensible Markup Language)

 

La gestión documental en el gobierno abierto

Para conseguir un gobierno abierto, es condición indispensable lograr un buen sistema de gestión documental que garantice el acceso a la información pública a través del ciclo de vida de los documentos que se generan en la administración, favoreciendo con ello el control social, la creación de valor público y un mejor aprovechamiento por parte de los ciudadanos y organismos de la información.

 

En esta asignatura veremos los elementos documentales sobre los que se apoya el gobierno abierto y estudiaremos las normas necesarias para implantar un sistema de gestión documental:

  • ISO/IEC 15489.
  • UNE/ISO 16175
  • UNE/ISO 23081
  • ISO 30300/30301

 

Por último, haremos un repaso de los principales problemas documentales que nos podremos encontrar:

 

1. Referente al soporte:

  • Obsolescencia tecnológica.
  • Fragilidad intrínseca de la tecnología digital.
  • Complejidad y costos de la preservación digital.

 

2. Referente al contenido:

  • Amenazas a la seguridad y privacidad.
  • Confidencialidad, integridad, disponibilidad y no repudio de los contenidos.

 

Para más información, consultar:

 

Bibliografía: