Unidad 2.5. Sistemas de Gestión Documental

En esta unidad el alumno estudiará las funciones y características principales de las bases de datos documentales y de los sistemas de gestión de bases de datos en general. Al final de la unidad el alumno sabrá reconocer los elementos que integran una base de datos y que son necesarios para el correcto diseño de la misma.

Lo primero que haremos será distinguir los siguientes conceptos:

  • Base de datos: una colección de datos relativos a un dominio del conocimiento, agrupados en unidades lógicas denominadas registros y que pueden ser manipulados por un programa informático.
  • Sistema de gestión de bases de datos: un programa informático que permite la creación, mantenimiento y explotación de colecciones de datos, y por lo tanto, la creación y administración de bases de datos.

 

Por tanto, aunque se suele utilizar el término “base de datos” para referirse a ambos conceptos, hay que tener claro que son diferentes: a groso modo se puede decir que una base de datos es un conjunto de datos, mientras que un sistema de gestión de bases de datos es el programa informático que las gestiona.

 

Bases de datos:

En esta asignatura se estudiará detalladamente la estructura de una base de datos y cada uno de sus componentes: registros, entidades, atributos, campos, índices, etc. Veremos a qué corresponden estos componentes respecto al mundo real al que representan.

Es decir,  una base de datos es un conjunto de registros que describen entidades del mundo real. Estas entidades poseen unas propiedades que denominamos atributos. En una base de datos a estos atributos se le denominan campos. La estructura se completa con otro elemento: los índices, que son claves para la eficiencia en la recuperación de información.

 

Sistemas de gestión de bases de datos:

Estudiaremos las dos clases que podemos encontrar:

  • Sistemas de propósito general, basados en el modelo relacional. Se denominan sistemas de gestión de bases de datos (SGBD).
  • Sistemas de gestión documental, basados en el modelo textual. Se denominan sistemas de gestión documental (SGD).

 

Las principales diferencias entre estos dos sistemas son:

Los SGBD están orientados hacia la gestión de datos que se encuentran muy estructurados, como pueden ser los datos comerciales, administrativos o contables. Sus características principales son:

  • Están diseñados para valores muy compactos, como pueden ser nombres, cifras o fechas.
  • Presentan la información en tablas homogéneas, con filas que cuentan siempre con el mismo número de columnas.

 

Por el contrario, las principales características de los SGD son:

  • Están pensados para manejar información textual.
  • Los campos son de extensión variable.
  • Cuentan con módulos especiales de clasificación y listas de descriptores.
  • Ofrecen la posibilidad de utilizar controles terminológicos y lenguajes documentales.

 

Hasta aquí un pequeño apunte de lo que podremos encontrar en esta asignatura, en la que después de conocer la estructura de las bases de datos, determinar sus principales elementos (entidades, atributos y relaciones) y estudiar las principales características de los sistemas de gestión de bases de datos, aprenderemos a determinar los componentes fundamentales de una metodología que nos permita diseñar con éxito una nueva base de datos.

Por último, conoceremos cómo se desarrolla el diccionario de datos.

 

Para conocer más, consultar:

 

Bibliografía:

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