Debate unidad 6.4
¿Cómo pueden desarrollarse e implementarse los Sistemas de Gestión de Archivos Electrónicos? El tratamiento de este tipo de documentos, ¿correspondería a la archivística tal y como hoy la conocemos?, ¿Cambiarán estos sistemas a la archivística?
El profesional encargado de desarrollar estos sistemas, ¿seguirá siendo un profesional de los archivos?, ¿seguirá existiendo el archivo como lugar físico de custodia?
Mi aportación:
Buenas tardes,
Como muy bien han dicho ya mis compañeros, los archivos históricos siempre seguirán existiendo, entre otras cosas porque la documentación que custodian forma parte de nuestro patrimonio y como es lógico no se puede destruir.
Pero, desde la aparición de la administración sin papel y la aparición de los sistemas de gestión documental todo ha empezado a cambiar, digamos que nos estamos acercando al modelo que hay en Estados Unidos, en el que se diferencian dos tipos de profesionales: el “records manager”, responsable de los documentos administrativos, y el “archivist”, para los documentos históricos.
Aquí en España, llevamos ya unos años hablando del “gestor documental” para denominar al profesional encargado de controlar toda la documentación que se genera en una empresa o institución, siguiéndola a través de todo el ciclo de vida.
Este nuevo profesional ya no necesita tener conocimientos de Historia ni de Paleografía, sino que más bien debe tener conocimientos en informática y tener destreza en las nuevas tecnologías.
Respecto a la pregunta sobre cómo podemos implementar un sistema de gestión documental en una organización, lo primero que deberíamos hacer es una auditoría de la información, reunirnos con los profesionales de todos los departamentos y áreas implicadas en las tareas administrativas, para analizar las actividades que desarrollan. Una vez que hayamos identificado las necesidades que cada área tiene, podremos diseñar el sistema de gestión documental que más le convenga a la organización, el cual será transversal, puesto que se integra en todos los departamentos.
Actualmente, podemos desarrollar nuestro propio sistema o implantar alguna de las herramientas que existen en el mercado, como por ejemplo, Alfresco o Athento.
A partir de aquí, la función del archivero, será controlar los procesos y la calidad del sistema, hacer un seguimiento de la documentación, dar apoyo al trabajo diario y garantizar la formación del patrimonio histórico.
Por tanto, aunque seguiremos existiendo, nuestros conocimientos y perfil dan un cambio radical, acorde a los nuevos tiempos.
Un saludo,
Susana
