Glosario

Accesibilidad: posibilidad de consulta los documentos de archivo, determinada por la normativa vigente, su control archivístico y su estado de conservación.

Acceso abierto (open source): concepto pensado para impulsar el uso y desarrollo de programas informáticos, escritos de manera colectiva, con la garantía de que todos pueden copiar la fuente y modificarla libremente.

Archivo: este concepto tiene tres acepciones: 1)conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.  (2) La institución cultural donde se reúne, conserva, ordena y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. (3) El edificio donde se conservan y consultan dichos documentos.

Atributo: características físicas y conceptuales que conforman un documento de archivo, identificándolo de manera unívoca. La combinación de atributos es irrepetible para cualquier otro documento de archivo. Atributos, por ejemplo, son el nombre del autor, productor, fechas, tema, etc., y pueden estar contenidos en alguno de los elementos del documento de archivo, en sus metadatos o en alguno de sus contextos.

Autenticación: declaración de autenticidad de un documento de archivo, realizada por una persona con calidad jurídica y con autoridad para hacer tal declaración.

Autenticidad: un documento es auténtico cuando se ajusta a la realidad, es original y verdadero.

Base de datos: conjunto de información estructurada en registros y almacenada en un soporte electrónico legible desde un ordenador.

Bases de datos documentales: aquellas bases de datos donde cada registro se corresponde con un documento impreso, audiovisual, gráfico o sonoro. No hay que confundirlas con los Sistemas de Gestión Documental.

Blog: sitio Web donde se recopilan cronológicamente mensajes de uno o varios autores, sobre una tema en particular a modo de diario personal.

Campo: parte de un registro informático, que hace referencia a una realidad unitaria. En una base de datos, un campo puede ser el nombre, otro la fecha de nacimiento, otro el DNI, etc.

Ciclo vital de los documentos: etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo, desde que se producen en el archivo de gestión y se eliminan o se conservan en los archivos históricos.

Clasificación: operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación.

Confidencialidad: sólo las personas o sistemas autorizados acceden a la información que contiene el documento.

Conservación: conjunto de medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos, y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.

Cuadro de clasificación: instrumento que refleja la organización de un fondo documental o la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales de su estructura, como el nombre de las secciones y series, las fechas extremas, etc.

Dato: la unidad más pequeña de información que tiene significado. Contienen una o varias cadenas de bits con la información primaria del contenido del documento de archivo, en uno o varios tipos de elementos (texto, imágenes, audio, video, etcétera), que están contenidos en uno o varios objetos de información.

Declaración del Tipo de Documento (DTD): en los metalenguajes, es la descripción detallada de los tipos de documentos utilizando un grupo de etiquetas de marcado definidas expresamente para esa clase de documentos. Consiste en una descripción de la estructura, sintaxis, validación e interpretación del documento a describir. Su función básica es mantener la consistencia entre todos los documentos que utilicen la misma DTD a través de un formato común a todos ellos.

Descripción: fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos.

Diccionario de datos: herramienta que ayuda al diseñador de una base de datos a garantizar la calidad, la fiabilidad, la consistencia y la coherencia de la información introducida en la base de datos, de tal manera que el diccionario de datos marcará decisivamente el rendimiento y la calidad global del sistema de información. Consiste en la lista detallada de cada uno de los campos que forman los distintos modelos de registro de la base de datos.

Digitalización: proceso tecnológico que permite convertir un documento de papel en otro cuyo formato es electrónico y que contiene una imagen codificada fiel e integra del documento original.

Disponibilidad: la información se encuentra disponible para quién deba acceder a ella, ya sean personas, procesos o aplicaciones.

Document Management: conjunto de normas técnicas que se utilizan para administrar el flujo de documentos en una organización, permitiendo la rapidez en el acceso y almacenamiento de la información.

Documento autónomo: aquel que contiene toda la información relevante para su interpretación y no necesita de ningún otro.

Documento electrónico:  información contenida en un formato electrónico, susceptible de identificación y de tratamiento.

Electrónic Record Management System (EDRMS o ERMS): sistemas informáticos diseñados para manejar y mantener documentos, respetando el contenido, el contexto, la estructura y  las relaciones entre datos, permitiendo que se encuentren siempre accesibles.

Entidad: cosas del mundo real sobre las que una base de datos almacena información. Pueden ser cosas materiales (libros, personas, etc.) o cosas intangibles (ideas, conceptos, etc.). Para representar tipos de entidades se utilizan registros o tablas, de modo que cada clase en entidad es un modelo de registro o una tabla.

Esquema de metadatos: marco de referencia que especifica y describe un conjunto estándar de elementos de metadato así como las interrelaciones entre ellos que necesitan ser registradas para asegurar la identificación de los documentos de archivo y su autenticidad. Proveen a los metadatos de una sintaxis formal (estructura) y de una semántica (definiciones).

Etiquetas: marca que se deja dentro de un determinado elemento de un documento digital, para identificarlo y categorizarlo. Su función es facilitar la navegación y las búsquedas por documentos.

Expediente: unidad documental formada por un conjunto de documentos, generado orgánicamente y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Indización: consiste en describir y caracterizar a un documento con la ayuda de representaciones de conceptos contenidos en dicho documento, teniendo como finalidad conseguir la eficacia en la búsqueda de la información.

Integridad: la información permanece completa y en su forma original. No ha sido manipulada o alterada por personas o procesos no autorizados.

Interoperabilidad: capacidad que tienen los programas y lo sistemas informáticos para comunicarse y trabajar conjuntamente con otros sistemas, sin tener que realizar ajustes o cambios especiales.

Inventario: relación más o menos detallada que describe todas las unidades de un fondo, siguiendo su organización en series documentales.

Lenguaje de marcado: sistema de codificación legible por máquina, así como sus reglas asociadas, que son utilizados para describir la estructura lógica, distribución, forma de despliegue y estilo de un cierto documento digital. Existen varios lenguajes de marcado con diferentes reglas , propósitos y alcances, como HTML, SGML y XML.

Metadato: podemos encontrar varias acepciones de este término: 1) Información que caracteriza o describe a otro recurso de información, especialmente con propósito de documentar, describir, preservar o administrar ese recurso. 2) Cualquier archivo o base de datos que guarde información acerca de documentos, documentos de archivo, agregación de ellos, o cualquier otra de sus estructuras, así como sus atributos, procesos y cambios.

No repudio: la persona que ha generado un documento no puede negar su acción en un futuro.

OPAC: catálogo en línea de acceso público que permite realizar consultas de los campos bibliográficos más comunes como autor, materia, título, etc.

Palabra clave: palabra o grupo de palabras extraídas directamente de uno o más documentos, para indicar su contenido y facilitar su recuperación.

Prototipado: representación gráfica de los diversos componentes de la estructura arquitéctonica básica, que va a ayudar a garantizar la utilidad de un sitio web. Es un componente fundamental para el diseño y desarrollo de la futura arquitectura de la información del sitio web, que cuenta con dos funciones básicas: una representacional y otra comunicativa.

Sistema archivístico: conjunto de normas e instituciones que participan en la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los programas para la conservación, tratamiento y difusión del patrimonio documental.

Subcampo: parte de un campo en un registro bibliográfico legible por ordenador.

Tesauro: vocabulario controlado de términos organizados mediante relaciones y dependencias jerárquicas o de cualquier otro tipo, cuya finalidad es facilitar el almacenamiento y la recuperación de la información.

W3C: World Wide Web Consortium. Es una comunidad internacional que desarrolla estándares que aseguran el crecimiento de la Web a largo plazo.

XML: Acrónimo de Extensible Markup Language o Lenguaje de Marcado Extendido.