Debate unidad 2.5
Un importante despacho de abogados ha perdido algunas oportunidades, incluso han perdido algunos casos últimamente porque, en su momento, no han podido encontrar documentos decisivos sobre los casos, pese a saber que deben estar en algún lugar del despacho. Además, a veces pierden la oportunidad de realizar buenas economías de escala ya que no pueden reutilizar informes y dictámenes muy costosos que han hecho en ocasiones anteriores, simplemente porque no los encuentran, así que, con cierta frecuencia se encuentran duplicando esfuerzos. Han decidido instalar algún sistema de información, pero tienen la siguiente duda:
¿Qué es mejor, utilizar un indizador automático o invertir en el diseño y la creación de una base de datos documental completa?
Uno de los abogados afirma saber que se puede utilizar una tercera opción: se escanean todos los documentos para obtener una imagen facsímil de ellos y se introducen directamente en una base de datos que puede ser la misma base de datos relacional que ya usan para mantener el mailing de clientes. La confusión ahora aún es más grande ¿Qué hacer?
Mi opinión:
Estoy de acuerdo con la mayoría de mis compañeros en que siempre es mejor crear una base de datos documental completa, en la que se haga una indización por profesionales, que no un indizador automático. La indización humana siempre será de más calidad, ya que el documentalista aportará su dominio de la materia, las peculiaridades de su lenguaje, el conocimiento de la forma de búsqueda y necesidades de los usuarios, la capacidad de lectura comprensiva, así como la capacidad de análisis y de síntesis, que una máquina no te puede aportar.
Además, aunque un indizador automático sea más barato, carece prácticamente de gramática al indizar un documento y se pueden yuxtaponer los descriptores, pudiendo producir falsas e incorrectas coordinaciones, favoreciendo el ya mencionado ruido y silencio documental.
El despacho de abogados a la hora de implantar uno u otro debería considerar los factores de calidad: una indización humana ganará en coherencia, pertinencia, precisión y exhaustividad en la respuesta. Mientras que un indizador automático ganará en tiempo y en costes (aunque también en errores).
Sin embargo, uno de los aspectos que puede llevarles a optar por una indización automática puede ser que tengan una cantidad ingente de documentación y no tengan tiempo suficiente para ponerse a indizar los documentos uno por uno, por tanto, como bien ha señalado Víctor, es fundamental hacer primero un análisis de la situación y a partir de ahí decidir.
Por último, en cuanto a la tercera opción del debate, estoy de acuerdo con Lucía en que no es buena la idea del facsímil, sino que sería mejor escanear cada documento haciéndolo pasar por un software OCR, para que pueda quedar almacenado como un documento de texto, para su posterior, indexación y reutilización.
Un saludo,
Susana
