Unidad 6.1. La normalización de la descripción archivística
En esta unidad, el alumno comprenderá la importancia que tiene la normalización de la descripción archivística y analizará las principales normas existentes, tanto a nivel internacional (ISAD (G), ISAAR (CPF) y EAD), como a nivel autonómico (NODAC).
La norma ISAD (G):
Esta norma pretende ser una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas y debe utilizarse como referencia para el desarrollo de otras normas nacionales o como complemento de las que ya existan. No tiene un carácter sustitutorio.
Uno de los conceptos claves de esta norma es el de descripción multinivel, estableciendo las siguientes reglas:
- Descripción de lo general a lo específico.
- Información pertinente al nivel de descripción.
- Vínculos entre las descripciones.
- No repetición de la información.
Además, cuenta con 26 elementos que se agrupan en 7 áreas de información:
- Área de identificación
- Área de contexto.
- Área de contenido y estructura.
- Área de condiciones de acceso y uso.
- Área de documentación relacionada.
- Área de notas.
- Área de control de la descripción.
No es necesario utilizarlos todos, sino únicamente aquellos que son indispensables: signatura, título, fechas, volumen, nivel de descripción y productor.
La norma ISAAR (CPF):
Es la Norma Internacional para Registros de Autoridad Archivísticos de Instituciones, Personas y Familias. Se basa en el control de la forma y el contenido de los puntos de acceso en los sistemas de información archivística, centrándose en los puntos de acceso de los órganos productores.
Se estructura en 4 áreas:
- Área de identificación.
- Área de descripción.
- Área de relaciones.
- Área de control
Esta norma, además de controlar la creación y utilización de puntos de acceso, también se encarga de describir las instituciones, personas o familias como unidades dentro de un sistema de descripción archivística.
La EAD:
Se encarga de la normalización de la presentación de las descripciones archivísticas en Internet. Sus siglas significan Descripción Archivística Codificada, y pretende favorecer el intercambio de datos de un sistema a otro, permitiendo el flujo de información entre archivos y de estos con los usuarios.
Para conseguirlo, nos da instrucciones sobre la definición del tipo de documento, las directrices de aplicación y el repertorio de etiquetas.
EAD se basa en SGLM y XML y cuenta con una estructura jerárquica, fluida y flexible.
Se compone de 145 elementos, de los cuales sólo 8 son esenciales y 40 recomendables.
En la unidad veremos también, la importancia de crear un método de descripción archivística, que incida en la estructura de la descripción, la normalización del contenido, los formatos, los campos esenciales y optativos, y los puntos de acceso a la información.
Estudiaremos el sistema integrado y normalizado del método de descripción del Archivo Municipal de Barcelona (AIDA); y analizaremos la Norma de Descripción Archivística de Cataluña (NODAC).
Para saber más, consultar:
Bibliografía:
- AGELET, Ferran; CARRASCAL, Andreu; MARTÍNEZ, Betlem. "Recursos a Internet per a la descripció arxivística". Lligall. Revista Catalana d'Arxivística, núm. 17, 2001, págs. 89-114.
- BONAL ZAZO, José Luis. La descripción archivística normalizada: origen, fundamentos, principios y técnicas. Gijón: Ediciones Trea, 2001
- Grupo FORIS. “Metadescripción: nuevos modelos de descripción archivística en los documentos electrónicos”. Actas de las V Jornadas de Archivos Electrónicos. Priego de Córdoba, 14-15 de marzo de 2002, págs. 77-83.
- ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística: Adaptada por el Comité de Normas de Descripción, Estocolmo, Suecia, 19-22 de septiembre 1999. 2ª edición. Madrid: Subdirección de los Archivos Estatales, 2000.
- ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los Registros de autoridad de archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias. Madrid: Ministerio de Cultura. Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, 2004
- KIESLING, Kristi L.R. "Descripción Archivística Codificada (EAD): Desarrollo y potencial internacional". Lligall. Revista Catalana d'Arxivística, núm. 17, 2001, pág. 73-88.
- MENDEZ RODRIGUEZ, Eva Mª. “ La descripción de documentos electrónicos a través de metadatos: una visión para la archivística desde la nueva e-administración”. Revista d’arxius. Núm.2 ,2003, págs. 47-82.
- Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo: especificación MoReq . Bruselas; Luxemburgo: Comunidad Europea, 2001.
- SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVISTS. ENCODED ARCHIVAL DESCRIPTION WORKING GROUP. EAD: descripción archivística codificada: directrices de aplicación, versión 1.0. Madrid: Fundación Histórica Tavera, 2000
- TARRAUBELLA I MIRABET, Xavier. "El mètode de descripció del 'Arxiu Municipal de Barcelona: un exemple de creació d'un sistema integrat i normalitzat de descripció". Lligall. Revista Catalana d'Arxivística, núm. 17, 2001, pág. 117-142
